In tijden van crisis wordt er veel gevraagd van medewerkers. Bedrijven willen graag hun waardering tonen, maar hoe doe je dat in organisaties waar honderden, zo niet duizenden mensen werken? Hoe maak je trots en waardering persoonlijk en tastbaar? Dat kan door een special edition van je personeelsmagazine te maken.
Een special edition – het woord zegt het al – is een speciale editie die vaak naast het reguliere magazine verschijnt. Maters en Hermsen maakte al diverse special editions, zoals een coronaspecial over wat werken in een ziekenhuis in coronatijd betekend heeft voor 25 medewerkers.
Van schoonmaker tot specialist; op indringende wijze vertellen ze wat dit jaar voor hen of hun dierbaren betekende. Met prachtige beelden van diverse fotografen op uiteenlopende locaties.
Special edition als blijk van waardering
Natuurlijk, je kunt een geschenkje thuissturen of een dankwoord via de mail verspreiden. Maar beklijft dat voldoende? En motiveert het je medewerkers genoeg om zich te blijven inzetten? Je wilt medewerkers niet alleen de gelegenheid bieden hun verhalen te delen, maar ook de mogelijkheid geven om heftige situaties te verwerken, om elkaar te troosten en elkaar te inspireren.
Een special is een tastbare blijk van waardering én een aansporing om je als medewerker te blijven inzetten. Want sommige crises hebben helaas een lange adem. Een jubileum is ook een mooie aanleiding voor een special edition. Heb je een groot budget? Dan kun je uitpakken en/of de klus uitbesteden. Heb je minder te besteden? Dan is een slimme aanpak vereist.
Deze 8 tips helpen je om met een beperkt budget een fijne special te maken:
1. Bedenk een scherpe invalshoek
Door scherp af te bakenen waar de special over moet gaan, kun je één centrale tekstbriefing maken voor de auteurs. Voor een uitvoeringsorganisatie maakten we bijvoorbeeld een special met 45 interviews met als belangrijkste invalshoek: waar ben je trots op in je werk en welk(e) dilemma’s kom je tegen?
Om te voorkomen dat het saai werd, stelden we uiteraard belangrijke subvragen (zoals: kun je een voorbeeld geven en wat was het mooiste/moeilijkste moment van afgelopen jaar?) en kregen de teksten verschillende lengtes.
2. Werk met een centrale briefing voor redacteuren
Vanwege de scherp afgebakende invalshoek kun je volstaan met één centrale briefing voor alle schrijvers, met daarin een voorbeeld van een uitgewerkt interview. Je kunt ervoor kiezen om alles uit te werken in hetzelfde genre.
Voor de genoemde special werkten we de teksten uit als full quote, met erbij een korte bio van de interviewkandidaat. Om de special te duiden en de verhalen aan elkaar te verbinden, kun je op iedere pagina een slogan (motto) herhalen die de essentie van de special laat zien.
3. Houd het team van redacteuren compact
Werken met een klein team maakt het proces overzichtelijker en bovendien bevorder je zo de eenheid van stijl in de teksten. Dat scheelt weer eindredactie later in het proces.
4. Houd de interviews online of telefonisch
Dat scheelt reistijd en reiskosten en over het algemeen verlopen de interviews net wat efficiënter.
5. Kies qua beeld voor een scherpe invalshoek
En leg de opdracht zoveel mogelijk bij één fotograaf neer. Dat zorgt niet alleen voor eenheid van stijl, maar maakt ook dat je – in geval van uitbesteden – goed kunt onderhandelen over de prijs. Daarnaast is het voor de eindredacteur/projectmanager gemakkelijker en efficiënter om één fotograaf aan sturen, in plaats van een heel team.
6. Beperk het aantal meelezers
Idealiter lezen alleen de geïnterviewden en de eind- en hoofdredactie mee. Eindeloze accorderingsrondes maken het proces nodeloos lang en daarmee duurder. Voorkom dus een keten aan mensen die graag wil meelezen en de teksten becommentariëren.
7. Bedenk een slim en eenduidig ontwerp
Het ontwerp moet de gekozen scherpe invalshoek goed ondersteunen, die pagina na pagina gemakkelijk is door te voeren. Kies voor slimme extra’s die je ontwerp net dat beetje je-ne-sais-quoi geven en van een special ook echt een special maken.
Vergeet daarbij drukwerkextra’s niet: zoals een gebonden ruggetje voor meer uitstraling geeft, of -als je budget het toelaat-, een grappige gimmick op de cover, zoals thermo inkt op de cover van een special over de energietransitie of een ‘doe-katern’ in het hart van een jubileumnummer, met slinger, memory-spel, ansichtkaarten en een feesthoed gedrukt op speciaal papier.
8. Betrek tijdig de drukker bij het proces
Zo kun je samen bekijken wat het gewicht wordt van het boekje en welke portokosten (indien van toepassing, een interne special kun je uiteraard intern verspreiden, zonder portokosten) daarbij passen. Samen met de drukker kun je ook de juiste papiersoort uitzoeken, zoals ongestreken papiersoort, zacht van structuur en opdikkend, waardoor de special vrij licht van gewicht blijft (handig vanwege de portokosten), maar wel dik aanvoelt.
Wel zin maar geen tijd om de special edition van je personeelsmagazine (volledig) zelf te maken? Juist omdat een special edition een overzichtelijke, afgebakende klus is, is deze gemakkelijk uit te besteden. Maters en Hermsen heeft veel ervaring met het maken van special edition. Wij helpen je graag op weg.