Steeds meer bedrijven en organisaties kiezen ervoor om van papier naar een online bedrijfsmagazine voor je klanten en relaties over te schakelen.
De voordelen van een online magazine
De productie van het klanten- of relatiemagazine kost minder tijd en de inhoud kun je na de publicatie nog aanpassen. Naast tekst en foto’s kun je ook video’s en deelknoppen voor social media toevoegen. Druk- en distributiekosten zijn minimaal en nog een groot voordeel: je kunt precies meten wat de best gelezen artikelen (onderwerpen) zijn en hoe lang een lezer blijft hangen bij een artikel.
En lezers zelf vragen er ook om, ze willen geen bomenverslindend – en niet duurzaam – magazine in hun brievenbus ontvangen.
Dat is voor veel organisaties reden om te switchen naar online publicaties. Maar hoe pak je dat aan? Wat komt erbij kijken bij de overgang van een papieren naar een online bedrijfsmagazine?
In 7 stappen vertellen we je hoe je dat zelf kunt doen!
Stap 1: vooronderzoek online bedrijfsmagazine
Voordat je gaat overstappen van print naar digitaal, is het slim om dit te polsen bij je doelgroep. Is er behoefte bij jouw lezer, zien ze de voordelen van een online magazine?
Dat kan door een lezersonderzoek te doen, waarbij je specifiek de vraag stelt of lezers zitten te wachten op een online magazine. Je kunt ook om de reden vragen waarom ze het wel of niet willen. Als tweederde van je doelgroep wil switchen naar digitaal, kun je dat met de uitkomsten van het lezersonderzoek ook goed beargumenteren bij het management of de directie.
Stap 2: organiseer het proces
Wie gaat het online magazine maken? Als je van een papieren editie naar online gaat, kun je de bestaande redactie meenemen, de schrijvers, de eindredacteur, de vormgever. Het proces van online magazine is vergelijkbaar met de papieren versie.
Wel zijn er verschillen. Online biedt meer mogelijkheden voor beeldmateriaal en video, in de research daarnaar moet je meer tijd steken. Foto’s, video’s, links naar externe bronnen of naar andere interne artikelen, verwijzingen naar experts of deelknoppen naar social media; het kan allemaal bij een artikel toegevoegd worden. Bij de vormgeving werk je tijdens de correctierondes niet met PDF’s, maar verbeter je de correcties in de webpagina zelf.
Stap 3: kies het juiste online platform
Welk online platform gebruik ik? Dit is altijd een belangrijke stap waar je de tijd voor moet nemen. Er is veel keuze uit platforms waar je een online magazine mee kunt maken: WP Magazines, Maglr, Joomag; noem maar op.
De meeste platforms ontlopen elkaar niet zoveel en hebben soortgelijke functies en mogelijkheden. Om een goede keuze te kunnen maken, kun je vaak een demo aanvragen om het uit te proberen. En natuurlijk staat de supportafdeling je te woord met aanvullende vragen.
LET WEL: Je zult altijd zaken tegenkomen die niet mogelijk zijn in hun online systeem. Bijvoorbeeld een e-mailadres op een specifieke plek of een op maat gemaakte navigatie of je hebt te maken met maximaal 250 tekstkarakters bij een invoerveld om de ‘subscribe’-pagina te maken. Je zult het moeten doen met het format die zij hebben opgesteld.
Leuk om te weten: wij hebben bij een klant gekozen voor Maglr. Ook hier ben je gebonden aan bepaalde functies en vaste formats, maar er is – met enige creativiteit – veel mogelijk qua opmaak en functies. Wil je hulp bij het digitaliseren van je magazine, wij helpen je graag op weg. Neem contact op.
Zo kun je Google Analytics en de Google Search Console erop aansluiten met een code. Wat ook fijn is: Maglr heeft diverse tutorials die uitleggen hoe je iets moet doen:
Stap 4: bepaal wie het magazine gaat opmaken
De opmaak van het online bedrijfsmagazine is een belangrijk onderdeel; het moet aantrekkelijk voor lezers zijn en heeft andere regels dan bij de opmaak van een papieren magazine. Je kunt kiezen voor optie 1 om het zelf op te maken. De meeste online platforms hebben standaard voorbeeldpagina’s waarin die je kunt gebruiken om het magazine op te maken. Vaak is dat wel ietwat saai of sluit niet goed aan bij de corporate huisstijl.
Een tweede optie is dat je een communicatiebureau inschakelt die een basisvormgeving ontwikkelt met drie of vijf opgemaakte artikelenpagina’s en rubrieken. Wij hebben voor maritiem onderzoeksinstituut MARIN de basisopmaak gemaakt en verzorgen elke reguliere editie de procesbegeleiding, opmaak en het invoeren van het magazine MARIN Report.
De derde optie is om het te laten uitbesteden aan de makers van het online platform. Niet iedereen doet dat, maar bijvoorbeeld bij WP Magazines en Maglr kun je dat laten doen door hun vormgevers.
Stap 5: zorg voor goede inhoud in je online magazine
Een online magazine bestaat vaak uit acht tot tien artikelen. Zorg voor afwisseling met kleinere en grotere artikelen, kort nieuws, een of twee rubrieken en bijvoorbeeld een agenda.
Daarnaast moet het magazine een inhoudsopgave, een goede navigatie, contactformulier en de mogelijkheid om het magazine per pagina of in z’n geheel te delen via social media.
Werk met een herkenbare huisstijl en een vast lettertype voor de artikelen. Eventueel kun je kaders of fotobijschriften in een ander lettertype zetten. Maar maak het ook niet te druk voor de lezer.
Je kunt beter in de grootte en dikte van het lettertype variëren dan allerlei verschillende lettertypes. Datzelfde geldt voor kleur: varieer in verschillende tinten van dezelfde kleur.
Aantrekkelijk tips voor een magazine
* De cover moet knallen! Met een mooie openingsfoto of video en een paar aantrekkelijke ankeilers.
* Schrijf geen artikelen met lange lappen tekst, maar verdeel het in overzichtelijke blokjes tekst (in het Engels: chunks) met beeld erbij.
* Gebruik tussenkopjes (eventueel in kleur) die prikkelen om door te lezen.
* Je focust je op een ding. Als je een mooie video hebt gemaakt, zet dat filmpje dan ook centraal in je artikel en verzin er niet allerlei dingen omheen, zoals extra tekst of beeld. Dat leidt alleen maar af van het filmpje.
* Maak je online magazine interactief. Voeg een poll toe of maak een enquête. Het programma Typeform is een online tool waarmee je zoiets kunt maken en vervolgens kunt embedden op je website.
* Als je klaar bent met het invoeren van de teksten en beelden, kijk dan nog even naar het geheel. Zit er voldoende variatie in het magazine? Is de fotografie uitgebalanceerd? Missen er geen fotobijschriften? Ook een collega kan nog even naar het magazine kijken en je zult zien dat die altijd nog een goede tip heeft.
Stap 6: publiceer het online bedrijfsmagazine
Ja, dan is het zover, je kunt het magazine publiceren! Een druk op de knop en het staat online. Maar… dan ben je er nog niet. Je moet het nog verspreiden onder je lezers.
Bij het papieren magazine gaat dat vaak via een adressenbestand. Klanten en relaties krijgen het via de post gestuurd. Bij een online magazine kun je een nieuwsbrief laten ontwikkelen. Maters en Hermsen heeft dit voor meerdere klanten gedaan, zoals de restyling van het magazine voor donateurs van Humanitas, VNG en MARIN.
Allereerst heb je een account van een emailmarketingprogramma nodig waarin je de nieuwsbrief kunt opbouwen. Je kunt kiezen voor een eenvoudig en gratis programma als MailChimp, maar bedrijven kiezen vaak voor een Nederlands systeem met goede support, zoals e-mail-marketingprogramma Spotler. Zij kunnen bijvoorbeeld ook een op maat gemaakt nieuwsbrieftemplate ontwikkelen, dat door een vormgevingsbureau is gemaakt.
Het template kan elke editie opnieuw worden gevuld met verse artikelen en naar je klanten worden gestuurd.
Stap 7: spread the word
Vergeet niet om het online magazine te verspreiden onder je doelgroep. Het online bedrijfsmagazine is ook een geweldig acquisitiemiddel om nieuwe klanten te werven. Een artikel of longread is vaak veel krachtiger dan een advertentie. Nog een paar tips:
– Zorg ervoor dat je artikelen goed vindbaar zijn. De online platforms hebben vaak de mogelijkheid om per editie of per pagina zoekwoorden toe te voegen (SEO).
– Deel het magazine via allerlei social media kanalen – niet een keer maar meerdere malen. En deel je hele editie, maar deel ook eens een apart artikel.
– Gebruik op je website (tijdelijk) een popup-banner om de bekendheid van je nieuwe online magazine te verhogen.
– Zet je netwerk en collega’s in om het nieuwe online magazine te promoten
Een goede marketing is dus erg belangrijk, maar wordt vaak nog onderschat!
Wel, voldoende om zelf aan de slag te gaan? Volg dan bovenstaand stappenplan. En natuurlijk kan ook Maters en Hermsen je ondersteunen om de overgang zo soepel mogelijk te maken.