12

Iedereen zijn Woodstock

Jeroen Maters

Donkere zalen, dorst, koppijn? Niet nodig als je een congres organiseert als een festival. Jeroen Maters raakt vijfenvijftig jaar na dato nog steeds geïnspireerd van Woodstock en maakt een begin met het herschrijven van Het handboek van de congresontwikkelaar. ‘Mensen kiezen graag zelf naar wie ze willen luisteren.’ 

Ik moest aan Woodstock denken toen ik voor de zoveelste keer een dag opgesloten zat in een donkere congreszaal, in een anonieme zee van strak-in-het-pak-mensen, luisterend naar routineuze key note speakers met verhalen die ik te vaak had gehoord. Dorst, koppijn. Eenmaal bevrijd uit de zaal mochten we met z’n allen in de rij voor de herentoiletten, om daarna aan te sluiten in de rij voor de koffie. Op het eind nog het traditionele debat, een linnen tasje met sponsormateriaal mee naar huis en dat was het dan weer voor dat jaar. Van wat ik die dag had gehoord was ik 95% na de terugreis al weer vergeten.

Mensen willen zelf kiezen naar wie ze luisteren
Dit soort congressen past niet meer in deze tijd. Te massaal, te eenrichtingverkeer, te voorspelbaar. Mensen laten zich niet meer voorschrijven naar wie ze moeten luisteren. Ze willen zelf kiezen wanneer ze wat hoe doen. Ze willen niet alleen halen, maar ook brengen. Niet alleen luisteren, maar dromen, denken én doen. Onverwachte dingen meemaken. Informeel, intiem, interactief. Geen donkere zalen met kleverig pluche, maar bijzondere locaties waar de omgeving inspiratie biedt voor de inhoud. Dat is wat volgens mij anno nu nodig is: ijzersterke inhoud verpakt in de vrije vorm van een inspirerend festival. Het congres als festival. Met diverse paviljoens met doorlopend programma, met elk een eigen vorm (simulatiespel, pecha kucha, workshops, debat, masterclasses, tv-studio, lab, persoonlijke verhalen, talkshows, markt, café) etc. Gedurende de dag kies je telkens dat onderdeel waar je dan zin in hebt.

Geweldig als groepjes er tussenuit piepen om ergens anders te gaan netwerken
Vernieuwing in congresland is makkelijker gezegd dan gedaan. Een voorbeeld: ik wilde voor een vakcongres de hele stad Leiden als congreslocatie gebruiken. Groepjes deelnemers zouden de beschikking krijgen over een boot om zelf via de grachten van de ene naar de andere locatie te varen. Mocht niet. Waarom niet? Omdat de kans bestond dat we dan een groepje kwijt zouden raken. Maar dat is toch geweldig? Dat een groepje besluit om niet naar de volgende congreslocatie te varen, maar er stiekem tussenuit te piepen naar de Kagerplassen? Die bouwen daar in dat bootje waarschijnlijk een netwerk op waar ze hun leven lang plezier van hebben. Als zij dat nou belangrijker vinden dan het luisteren naar die laatste spreker?

Weg met Powerpoint en veel meer doen met dezelfde ‘spreker’
Nog een voorbeeld: in het Handboek voor de congresontwikkelaar lees ik dat je sprekers niet twee keer op één dag hun verhaal kunt laten doen. Dat klopt, als hij of zij twee keer voor een grote zaal exact hetzelfde verhaal moet vertellen. Maar je kunt zo’n spreker natuurlijk óók vragen om eerst een Powerpointloze ‘last lecture’ te geven (wat als dit je laatste lezing was, wat zou je de mensheid dan nog willen meegeven?), ‘m dan kort journalistiek bevragen in de tv-studio (met publiek, de opnames op internet), daarna door naar de Mensenbibliotheek waar bezoekers ‘m twintig minuten mogen lenen met hun lenerspasjes en ‘m misschien tot slot nog een atelier laten leiden waar het publiek samen met hem of haar live een nieuw product of dienst ontwerpt. Is dat saai voor één ‘spreker’? Ik denk het niet.

Congres als festival zorgt dat mensen wat met je boodschap gaan dóen
We hebben inmiddels genoeg mogen uitproberen bij opdrachtgevers om te weten dat een festivalachtige vorm vaak veel beter wordt gewaardeerd door publiek én ‘sprekers’ dan het traditionele congres. Zo’n festivalvorm maakt de dag tot een dag van iedereen. Inhoud én vorm beklijven veel langer. Dat maakt de kans veel groter dat bezoekers er iets mee gaan dóen de dagen, weken, maanden of jaren daarna.

Van ‘goed’ naar ‘magisch’: onvoorspelbaar
Maar weinig festivals bereiken Woodstock-status. Of een congres-als-festival van ‘goed’ naar ‘magisch’ gaat, of het net als Woodstock de overlevering in gaat (‘ik was erbij’), is wel wát te beïnvloeden (locatie, programmering, eenmaligheid, juiste timing in bredere maatschappelijke ontwikkeling), maar blijft gelukkig onvoorspelbaar. Woodstock werd onder meer Woodstock omdat er 400.000 man kwamen in plaats van 200.000, ook nog eens in de hitte. Festivalgangers sprongen in hun nakie de beek in om toch maar te kunnen wassen. Dát zijn de foto’s die de wereld over gingen. Het gezicht van het legendarische Mandela Concert werden niet de grote namen, maar de onbekende Tracy Chapman, die opeens extra nummers moest zingen omdat Stevie Wonder rechtsomkeert maakte toen hij richting podium liep. Pas als het fout dreigt te gaan, komt het goede echt naar boven.

Wie wacht er op mijn evenement, en waarom nu?
Mijn beste evenement ooit was Stadszomernachtsdroom in 2009. Zonder budget, in een fabriekshal zonder voorzieningen, met 1 slecht werkende wc, waren het de bezoekers zélf die er een succes van wilden maken, omdat dit hét evenement was waarop iedereen wachtte: met 200 betrokken Leidenaren nadenken over wat er wél kan in Leiden, na jaren van collectief gemopper langs de zijlijn. Iedereen nam dus maar zijn eigen eten en drinken mee: de projectontwikkelaar een doos champagne, de wijkbewoonster zelfgemaakte baklava. Bezoekers pakten spontaan het podium. Stadszomernachtsdroom werd de start van Stadslab Leiden. Stadslab Leiden werd de start van onder meer het Singelpark en talloze andere vernieuwende projecten. De hele sfeer in de stad is sinds die ene avond gestaag veranderd in ‘kan niet’ naar ‘wij gaan het doen.’

De belangrijkste les: laat het los!
Dat is misschien wel de belangrijkste les voor congresorganisatoren: het evenement is van badge tot linnen sponsortas zó strak geregeld dat elke potentiële spontaniteit die zou kunnen ontstaan in de kiem wordt gesmoord. Laat het los. Laat een boot congresgangers maar aftaaien naar de Kaag, om maar eens wat te noemen. Misschien is dat nog wel de grootste uitdaging in congresland: regel het niet plat. Laat het gebeuren. 

opinie
Contactformulier

Meer weten of verder praten met Jeroen?

Maters & Hermsen
Herengracht 48
2312 LE  Leiden
Telefoon: 071-513 34 30
E-mail: info@matershermsen.nl